Sop trong ngành Dược là gì? Tại sao cần quy trình chuẩn SOP?

Quy trình chuẩn được nêu rõ trong SOP sẽ hỗ trợ hoạt động của nhà thuốc diễn ra thuận lợi hơn. Với ngành Dược, SOP có vai trò rất lớn nhưng không phải ai cũng biết SOP trong ngành Dược là gì. Cùng tìm hiểu rõ hơn về chủ đề này qua bài viết sau đây.

SOP trong ngành Dược là gì? Tại sao nhà thuốc cần có quy trình chuẩn SOP

SOP có vai trò rất quan trọng trong nghề Dược nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về nguyên tắc này:

Khái niệm SOP là gì?

SOP trong ngành Dược là văn bản hướng dẫn các hoạt động diễn ra trong nhà thuốc bao gồm mua bán thuốc theo đơn, xử lý những đơn thuốc bị khiếu nại, kiểm tra chất lượng thuốc,… SOP là khái niệm được viết tắt từ cụm từ tiếng Anh Standard Operating Procedure, dịch nghĩa tiếng Việt là Quy trình thao tác chuẩn.

SOP trong ngành Dược là văn bản với các hướng dẫn chi tiết những hoạt động trong nhà thuốc

Tại sao nhà thuốc cần có quy trình chuẩn SOP?

Các nhà thuốc luôn được khuyến cáo cần thực hiện đúng quy trình chuẩn của SOP bởi một số lý do:

• Cải thiện năng suất công việc đạt hiệu quả tốt nhất.
• Mọi công việc diễn ra trong nhà thuốc được thực hiện một cách bài bản, chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian.
• Đảm bảo an toàn trong việc mua bán thuốc, hạn chế việc mua phải Dược phẩm kém chất lượng.

Vai trò của SOP trong ngành Dược là gì?

Thực hiện quy trình thao tác chuẩn được nêu trong SOP ngành Dược có vai trò như sau:

• Hỗ trợ Dược sĩ trong quá trình kinh doanh thuốc thuận lợi, hạn chế sai sót xảy ra.
• Những Dược sĩ mới vào nghề dễ dàng làm quen, thực hành quy trình chuẩn trong nhà thuốc hơn.
• Toàn bộ việc mua bán thuốc diễn ra nhanh chóng, thuận lợi góp phần tăng doanh thu cho nhà thuốc.
• Cải thiện năng suất công việc, hạn chế lãng phí tài nguyên, nhân lực của nhà thuốc.
• SOP là tài liệu quan trọng để cơ quan chức năng kiểm tra, đánh giá và thẩm định hệ thống nhà thuốc có đạt chuẩn GPP hay không.

SOP có vai trò quan trọng đối với ngành Dược

Các SOP trong ngành Dược nên được ưu tiên

Khi thực hiện quy trình chuẩn trong ngành Dược, các SOP cần ưu tiên thực hiện bao gồm:

Hoạt động mua thuốc

Hoạt động mua bán thuốc là công việc cần thực hành theo đúng quy trình đã nêu trong SOP. Cụ thể, trình tự mua bán thuốc phải thực hiện như sau: chọn nhà cung cấp uy tín, thanh toán giao dịch, kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi phân phối.

Bán và tư vấn khách hàng dùng thuốc theo đơn

Hoạt động bán và tư vấn sử dụng thuốc theo đơn với SOP được soạn thảo theo các bước gồm:

• Thăm hỏi khách hàng
• Kiểm tra tính hợp lệ của đơn thuốc
• Lựa chọn thuốc phù hợp với đơn đã kê
• Hướng dẫn khách hàng sử dụng thuốc
• Lưu trữ lại thông tin mua hàng
• Thu tiền, giao thuốc và hoàn tất giao dịch mua bán.

Bán thuốc không theo đơn

Đối với thuốc không kê đơn cũng cần xây dựng quy trình SOP chuẩn. Các bước thực hiện tương tự như bán thuốc theo đơn nhưng Dược sĩ cần nắm rõ tình trạng bệnh, nguyên nhân bệnh lý để tìm kiếm loại thuốc phù hợp.

Bảo quản và theo dõi chất lượng Dược phẩm

Bảo quản và quản lý chất lượng thuốc là quy định quan trọng mà các nhà thuốc GPP cần tuân thủ. Quy trình thực hiện theo SOP gồm các bước sau:

• Cách thức sắp xếp, bảo quản thuốc phải được thực hiện đúng quy định.
• Thường xuyên kiểm tra, rà soát hạn sử dụng của thuốc.

Giải quyết đơn thuốc khiếu nại, thu hồi Dược phẩm

Các sai sót trong hoạt động mua bán thuốc là điều không thể tránh khỏi. SOP được soạn thảo cách giải quyết đơn thuốc bị khiếu nại, thu hồi theo công văn của Bộ Y tế như sau:

• Dược sĩ và người chịu trách nhiệm pháp lý của nhà thuốc thông báo việc ngừng kinh doanh, ngừng nhập sản phẩm đến nhân viên cấp dưới hay người mua.
• Rà soát lại sản phẩm trên hệ thống và thực tế tại nhà thuốc.
• Nhận trả Dược phẩm theo số lượng, thực trạng, chất lượng,…
• Thống kê số liệu, báo cáo giải trình gửi đến cơ quan chức năng
• Có phương án giải quyết vấn đề khách hàng khiếu nại triệt để.

Đào tạo đội ngũ nhân sự nhà thuốc

Các nhà thuốc cần xây dựng SOP cụ thể để đào tạo, huấn luyện nhân viên mới. Tùy thuộc vào quy mô, số lượng để áp dụng hình thức đào tạo cụ thể khác nhau như giao lưu, gặp gỡ hay thuê chuyên gia bên ngoài.

Tư vấn điều trị bệnh lý

Các Dược sĩ phải có kiến thức, kỹ năng để tư vấn điều trị chuẩn xác cho khách hàng với từng trường hợp bệnh lý. Ngoài ra, thông tin về tên tuổi, bệnh lý, loại thuốc,… của người bệnh phải được bảo mật tuyệt đối.

Hướng dẫn vệ sinh nhà thuốc đúng quy chuẩn

Cơ sở vật chất của nhà thuốc phải luôn đảm bảo sạch sẽ. Cần soạn thảo SOP quy định cụ thể công tác vệ sinh nhà thuốc hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Các nhân viên nhà thuốc cần tuân thủ đúng hướng dẫn được nêu trong SOP.

Hướng dẫn ra đơn thuốc lẻ cho nhà thuốc

Khi đã nắm rõ SOP trong ngành Dược là gì thì các nhà thuốc cũng cần tuân thủ đúng hướng dẫn ra đơn thuốc lẻ. Ngoài ra, nhân viên cũng phải thực hiện đúng thao tác tách lẻ thuốc ra khỏi vỉ, chai lọ đúng chuẩn.

Kiểm soát nhiệt độ – độ ẩm nhà thuốc

Các loại Dược phẩm là mặt hàng cần chú ý đến nhiệt độ, độ ẩm. Tiêu chuẩn nhiệt độ của thuốc không được quá 30 độ C, độ ẩm không vượt mức 75%. Các Dược sĩ cần kiểm tra nhiệt kế 2 lần/ngày vào 2 mốc thời gian cách đều nhau.

Sắp xếp trưng bày Dược phẩm

Để mọi hoạt động của nhà thuốc đơn giản hơn cần bố trí, sắp xếp trưng bày nhà thuốc đúng chuẩn theo 6 nguyên tắc:

• Xếp theo từng nhóm riêng biệt
• Đảm bảo điều kiện bảo quản từng nhóm thuốc
• Tuân thủ các quy định chuẩn môn đang hiện hành.
• Đáp ứng tiêu chí dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy và dễ kiểm tra.
• Sắp xếp Dược phẩm theo nguyên tắc FEFO & FIFO.
• Sắp xếp lại các tài liệu, văn phòng, tư trang của nhà thuốc.

Hủy thuốc phải kiểm soát đặc biệt theo quy định

Cuối cùng SOP cần quy định rõ hoạt động hủy thuốc kèm theo các kiểm soát đặc biệt. Trường hợp nhà thuốc có đơn khiếu nại hay quyết định tịch thu từ cơ quan nhà nước thì cần thực hiện đúng quy trình hủy thuốc theo các khoản đã nêu trong SOP.

>> Xem thêm tin liên quan: Gacp trong ngành Dược là gì hiện nay?

Các bước trong quy trình SOP nhà thuốc GPP

Toàn bộ các bước trong quy trình SOP chuẩn của nhà thuốc GPP là thông tin quan trọng mà người kinh doanh ngành Dược cần nắm:

Quy trình thực hiện SOP trong nhà thuốc đạt chuẩn GPP cần tuân thủ đúng hướng dẫn

Quy trình SOP cơ bản nhà thuốc GPP cần đảm bảo

Theo đó, SOP cơ bản của nhà thuốc GPP cần có các quy trình sau:

• Quy trình mua, kiểm soát chất lượng của thuốc
• Quy trình bán và tư vấn sử dụng thuốc bán theo đơn
• Quy trình bán thuốc không theo đơn
• Quy trình bảo quản và kiểm soát chất lượng thuốc
• Quy trình giải quyết những khiếu nại, thu hồi

Quy trình thao tác chuẩn SOP khi bán thuốc tại nhà thuốc GPP

Các thao tác chuẩn của SOP khi bán thuốc ở nhà thuốc GPP như sau:

Tiếp đón và chào hỏi khách hàng

Đây là bước ban đầu để tạo ấn tượng với khách hàng. Thái độ Dược sĩ phải hòa nhã, tôn trọng khách hàng và phải đảm bảo các thông tin của người mua luôn được bảo mật tối ư.

Kiểm tra đơn thuốc của khách hàng

Trước khi bán thuốc, Dược sĩ cần kiểm tra tính hợp lệ của đơn thuốc. Nếu đơn thuốc không hợp lệ, Dược sĩ được từ chối bán và phải giải thích rõ lý do cho khách hàng.

Nhập dữ liệu lên hệ thống và thu tiền

Dữ liệu của nhà thuốc phải kết nối với dữ liệu Dược quốc gia và phải được cập nhật liên tục bằng phần mềm quản lý nhà thuốc. Khi xuất đơn thuốc, Dược sĩ phải in hóa đơn, thu tiền để hoàn thành quy trình nhập dữ liệu, thu tiền theo hướng dẫn của SOP.

Soạn thuốc theo hóa đơn

Khi lấy thuốc bán cho khách hàng theo đơn, Dược sĩ phải kiểm tra đúng tên thuốc, liều lượng,… Túi đựng thuốc khi giao cho khách hàng phải đạt tiêu chuẩn để tránh ảnh hưởng đến người mua.

Hướng dẫn cách sử dụng và bàn giao thuốc

Dược sĩ phải hướng dẫn rõ cách sử dụng trước khi bàn giao cho khách hàng. Các vấn đề cần thông báo cụ thể cho khách hàng gồm tác dụng của thuốc, chống chỉ định, chỉ định, liều lượng,… mới bàn giao thuốc.

Trên đây là những thông tin chia sẻ chi tiết của Cao đẳng Y khoa Phạm Ngọc Thạch TP.HCM về chủ đề SOP trong ngành Dược là gì có ảnh hưởng đến hoạt động của nhà thuốc. Nắm rõ kiến thức này sẽ giúp các Dược sĩ, chủ nhà thuốc áp dụng vào thực tiễn để công việc diễn ra thuận lợi, hạn chế sai sót xảy ra.