Các bước hướng dẫn viết hồ sơ học sinh sinh viên chuẩn 2025

Hồ sơ học sinh, sinh viên là một trong những thủ tục bắt buộc phải thực hiện khi nhập học vào các trường trung cấp, cao đẳng, đại học hoặc trung tâm giáo dục nghề nghiệp. Tuy đơn giản nhưng nhiều thí sinh vẫn gặp khó khăn trong việc điền thông tin chính xác và đầy đủ. Trong bài viết dưới đây, Trường Cao đẳng Y Khoa Phạm Ngọc Thạch sẽ chia sẻ các bước hướng dẫn viết hồ sơ học sinh sinh viên đúng quy định năm 2025 giúp các em hoàn thiện bộ hồ sơ nhanh chóng, hạn chế sai sót.

Hồ sơ học sinh, sinh viên là gì?

Hồ sơ học sinh, sinh viên là bộ giấy tờ bao gồm các thông tin cá nhân, thông tin về gia đình, quá trình học tập và các tài liệu liên quan mà từng thí sinh theo yêu cầu của cơ sở giáo dục muốn nhập học. Đây là căn cứ để nhà trường quản lý thông tin của từng học viên trong thời gian đào tạo.

Hồ sơ này được phát hành theo mẫu thống nhất do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành với một số tài liệu gồm:

• Bản chính Giấy báo nhập học;
• Bản chính hồ sơ trúng tuyển sẽ có dán ảnh và được đóng dấu giáp lai của chính quyền địa phương các em đang cư trú;
• Bản gốc Giấy chứng nhận kết quả kỳ thi THPT Quốc gia;
• Bản sao Học bạ THPT có công chứng xác thực của địa phương;
• Bản sao Giấy khai sinh có công chứng;
• Bản chính và bản sao Bằng tốt nghiệp THPT hoặc Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời có công chứng;
• Chuẩn bị 4 hình 3×4 (hình chụp trong vòng 6 tháng);
• 2 Bản photo Chứng minh nhân dân có công chứng;
• Phiếu thăm khám sức khỏe do cơ sở Y tế cấp quận/ huyện cấp;
• Những đối tượng đang thực hiện nghĩa vụ quân sự cần phải có Giấy xác nhận đăng ký vắng mặt do Ban chỉ huy quân sự cấp quận/ huyện cấp. Giấy xác nhận đăng ký vắng mặt do Ban chỉ huy Quân sự cấp phường/ xã cấp;
• Bản sao công chứng những giấy tờ pháp lý để xác nhận các tân sinh viên thuộc diện ưu tiên, đối tượng thuộc diện con thương binh/bệnh binh, con em chính sách hay thuộc diện hộ nghèo,…

Vì sao cần viết hồ sơ học sinh, sinh viên đúng chuẩn?

Điền đúng và đầy đủ thông tin vào bộ hồ sơ học sinh, sinh viên là điều cần thiết bởi những lý do sau:

• Tránh sai sót thông tin cá nhân ảnh hưởng đến việc in bằng tốt nghiệp hoặc quản lý học tập.
• Tạo ấn tượng tốt với nhà trường thể hiện tính cẩn thận, nghiêm túc của học viên.
• Đảm bảo quyền lợi khi hưởng các chính sách miễn giảm học phí, học bổng hoặc hỗ trợ tín dụng cho học sinh, sinh viên.

Các bước hướng dẫn viết hồ sơ học sinh sinh viên chi tiết

Cùng tham khảo ngay chi tiết hướng dẫn các bước viết hồ sơ học sinh, sinh viên chuẩn dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ mẫu hồ sơ theo quy định

Bạn có thể mua bộ hồ sơ học sinh – sinh viên tại nhà sách, cửa hàng văn phòng phẩm hoặc nhận trực tiếp từ trường. Các giấy tờ bên trong bao gồm những tài liệu sau đây:

• 1 bản sơ yếu lý lịch học sinh, sinh viên theo mẫu
• Túi đựng hồ sơ có dán nhãn
• Giấy khám sức khỏe (mẫu 2025)
• Tờ hướng dẫn điền hồ sơ

Bước 2: Điền thông tin cá nhân chính xác

Ở mục đầu tiên trong tờ sơ yếu lý lịch, bạn cần điền đầy đủ và rõ ràng một số nội dung dưới đây:

• Họ và tên: Viết theo kiểu chữ in hoa đầy đủ họ tên, ví dụ: NGUYỄN VĂN AN
• Giới tính: ghi “Nam” hoặc “Nữ”
• Ngày sinh: theo định dạng ngày/tháng/năm
• Nơi sinh: ghi đầy đủ tỉnh/thành phố
• Dân tộc: các dân tộc phổ biến là Kinh, Tày, Mường,…
• Tôn giáo: nếu không có ghi “không”
• Số CMND/CCCD: đúng với giấy tờ gốc, ghi rõ ngày cấp và nơi cấp
• Hộ khẩu thường trú: ghi rõ địa chỉ cấp xã/phường, tỉnh/thành
• Chỗ ở hiện nay: nếu trùng với hộ khẩu thì ghi “như trên”
• Số điện thoại, email: Ghi số liên lạc cá nhân để nhà trường tiện liên hệ

Bước 3: Ghi rõ quá trình học tập

Trong mục này, các em cần ghi lại quá trình học tập từ lớp 1 đến lớp 12 theo từng năm học. Cách viết được hướng dẫn cụ thể như sau:

• Từ năm học: 2014 – 2015 (ghi đúng năm và không bỏ sót bất cứ thời điểm nào)
• Học tại: Trường Tiểu học Nguyễn Văn Trỗi, phường 4, quận 3, TP.HCM
• Ghi đầy đủ thông tin từ cấp 1 đến cấp 3

Bước 4: Khai thông tin gia đình

Mục này yêu cầu thông tin cha, mẹ, người giám hộ (nếu có) phải điền đầy đủ và chính xác:

• Họ và tên cha/mẹ: viết in hoa đầy đủ họ tên
• Năm sinh: theo thông tin ghi trên giấy khai sinh hoặc CMND
• Nghề nghiệp: ví dụ: nông dân, công nhân, giáo viên,…
• Nơi công tác: nếu không có thì ghi “không”
• Chỗ ở hiện nay: ghi địa chỉ cụ thể gồm số nhà, tên đường, tên phường/xã, tên tỉnh/thành phố

Bước 5: Ký xác nhận và dán ảnh

Bước viết hồ sơ học sinh, sinh viên cuối cùng là ký xác nhận và dán ảnh vào hồ sơ:

• Ảnh 3×4: dán đúng vị trí yêu cầu, thường là ảnh chụp trong 6 tháng gần nhất, nền trắng, mặc áo có cổ.
• Ký tên: người khai ký rõ họ tên (trùng với phần đầu), cha/mẹ hoặc người giám hộ ký xác nhận ở cuối trang.
• Xác nhận của địa phương: mang hồ sơ đến UBND xã/phường nơi cư trú để xin dấu xác nhận vào phần cuối.

Một số lưu ý khi viết hồ sơ học sinh sinh viên

Khi điền thông tin vào bộ hồ sơ học sinh, sinh viên, các em cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng dưới đây:

• Dùng bút mực xanh hoặc đen, không dùng bút xóa.
• Viết chữ rõ ràng, sạch sẽ, không được tẩy xóa, không viết tắt.
• Không bỏ trống thông tin, trừ khi mục đó không áp dụng (ghi “không”).
• Kiểm tra kỹ ảnh, chữ ký, dấu xác nhận trước khi nộp.
• Nếu có giấy tờ kèm theo, nên photo công chứng rõ ràng, sắp xếp đúng thứ tự.

Nộp hồ sơ học sinh sinh viên ở đâu?

Tùy vào yêu cầu của từng cơ sở đào tạo mà hồ sơ học sinh, sinh viên sẽ được nộp tại:

• Nộp trực tiếp tại phòng đào tạo hoặc phòng công tác sinh viên
• Gửi qua đường bưu điện theo địa chỉ nhà trường thông báo
• Nộp khi nhập học trực tuyến (nếu có hệ thống online)

Những lỗi thường gặp khi viết hồ sơ học sinh sinh viên

Trong quá trình thực hiện các bước hướng dẫn viết hồ sơ học sinh, sinh viên, thí sinh có thể gặp một số lỗi phổ biến như:

• Họ tên, địa chỉ viết sai chính tả hoặc thiếu dấu khiến hồ sơ bị trả lại, đánh giá không hợp lệ.
• Thiếu chữ ký xác nhận hoặc không có dấu đỏ xác minh của UBND.
• Không dán ảnh, không đính kèm học bạ, giấy khai sinh,… là lỗi phổ biến làm hồ sơ bị trả lại vì không đầy đủ tài liệu.

Các bước hướng dẫn viết hồ sơ học sinh sinh viên giúp các em hoàn thiện tài liệu nhập học nhanh chóng hơn. Hãy luôn kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp nhằm tránh rắc rối bị trả hồ sơ về. Chúc thí sinh sẽ hoàn thiện hồ sơ sớm và có một năm học thuận lợi nhé.