Các bước hướng dẫn viết hồ sơ học sinh sinh viên chuẩn 2025

Hồ sơ học sinh, sinh viên là một trong những thủ tục bắt buộc phải thực hiện khi nhập học vào các trường trung cấp, cao đẳng, đại học hoặc trung tâm giáo dục nghề nghiệp. Tuy đơn giản nhưng nhiều thí sinh vẫn gặp khó khăn trong việc điền thông tin chính xác và đầy đủ. Trong bài viết dưới đây, Trường Cao đẳng Y Khoa Phạm Ngọc Thạch sẽ chia sẻ các bước hướng dẫn viết hồ sơ học sinh sinh viên đúng quy định năm 2025 giúp các em hoàn thiện bộ hồ sơ nhanh chóng, hạn chế sai sót.

Hồ sơ học sinh, sinh viên là gì?

Hồ sơ học sinh, sinh viên là bộ giấy tờ bao gồm các thông tin cá nhân, thông tin về gia đình, quá trình học tập và các tài liệu liên quan mà từng thí sinh theo yêu cầu của cơ sở giáo dục muốn nhập học. Đây là căn cứ để nhà trường quản lý thông tin của từng học viên trong thời gian đào tạo.

Hồ sơ này được phát hành theo mẫu thống nhất do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành với một số tài liệu gồm:

• Bản chính Giấy báo nhập học;
• Bản chính hồ sơ trúng tuyển sẽ có dán ảnh và được đóng dấu giáp lai của chính quyền địa phương các em đang cư trú;
• Bản gốc Giấy chứng nhận kết quả kỳ thi THPT Quốc gia;
• Bản sao Học bạ THPT có công chứng xác thực của địa phương;
• Bản sao Giấy khai sinh có công chứng;
• Bản chính và bản sao Bằng tốt nghiệp THPT hoặc Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời có công chứng;
• Chuẩn bị 4 hình 3×4 (hình chụp trong vòng 6 tháng);
• 2 Bản photo Chứng minh nhân dân có công chứng;
• Phiếu thăm khám sức khỏe do cơ sở Y tế cấp quận/ huyện cấp;
• Những đối tượng đang thực hiện nghĩa vụ quân sự cần phải có Giấy xác nhận đăng ký vắng mặt do Ban chỉ huy quân sự cấp quận/ huyện cấp. Giấy xác nhận đăng ký vắng mặt do Ban chỉ huy Quân sự cấp phường/ xã cấp;
• Bản sao công chứng những giấy tờ pháp lý để xác nhận các tân sinh viên thuộc diện ưu tiên, đối tượng thuộc diện con thương binh/bệnh binh, con em chính sách hay thuộc diện hộ nghèo,…

Vì sao cần viết hồ sơ học sinh, sinh viên đúng chuẩn?

Điền đúng và đầy đủ thông tin vào bộ hồ sơ học sinh, sinh viên là điều cần thiết bởi những lý do sau:

• Tránh sai sót thông tin cá nhân ảnh hưởng đến việc in bằng tốt nghiệp hoặc quản lý học tập.
• Tạo ấn tượng tốt với nhà trường thể hiện tính cẩn thận, nghiêm túc của học viên.
• Đảm bảo quyền lợi khi hưởng các chính sách miễn giảm học phí, học bổng hoặc hỗ trợ tín dụng cho học sinh, sinh viên.

Các bước hướng dẫn viết hồ sơ học sinh sinh viên chi tiết

TRANG 2

– Thí sinh dán ảnh 4×6 (ảnh chụp mới đây không quá 3 tháng) vào góc bên trái, đóng dấu giáp lai vào ảnh.

– Họ và tên: Viết in hoa có dấu

– Ngày tháng và năm sinh: Chỉ điền 2 số cuối ngày tháng năm sinh vào 6 ô trống bên cạnh.

– Dân tộc: Nếu thí sinh là dân tộc Kinh thì điền 1 vào ô trống, dân tộc khác điền 0 như chỉ dẫn

– Tôn giáo: Thuộc tôn giáo nào thì ghi tôn giáo đó, không thuộc tôn giáo nào thì ghi không, không được để trống

– Thành phần xuất thân: Nếu là công nhân viên chức ghi 1, nông dân ghi 2, Khác ghi 3 vào ô trống bên cạnh.

– Đối tượng dự thi: Tức là đối tượng ưu tiên, ghi giống trong giấy báo dự thi thuộc đối tượng nào thì điền đối tượng đó, nếu không thuộc đối tượng ưu tiên thì để trống.

– Ký hiệu trường: Viết mã trường mà mình chuẩn bị nhập học vào 3 ô trống bên cạnh.

– Số báo danh: Là SBD của bạn dự thi

– Kết quả học lớp cuối cấp ở THPT, THBT, THN, TCCN: Là phần ghi thông tin kết quả học tập lớp 12 của bạn. Trong đó, bạn phải ghi rõ xếp loại học tập và xếp loại hạnh kiểm của mình. Đối với phần yêu cầu ghi xếp loại tốt nghiệp thì bạn bỏ qua vì từ năm 2016, Bộ GD – ĐT đã quyết định bỏ xếp loại tốt nghiệp.

– Ngày vào Đoàn TNCSHCM: Ghi theo sổ đoàn của mình

– Ngày vào Đảng CSVN: Ghi theo sổ Đảng viên của mình, nếu chưa thì để trống

– Khen thưởng, kỷ luật: Ghi thông tin được khen thưởng của mình, nếu không có ghi không

– Giới tính: Nếu nam thì điền 0, nữ điền 1

– Hộ khẩu thường trú: Ghi chính xác địa chỉ như ở sổ hộ khẩu gia đình của mình. Trong đó ghi rõ số nhà, thôn, xóm, xã (phường), huyện (quận), tỉnh (thành phố).

– Thuộc khu vực tuyển sinh nào: Thí sinh thuộc khu vực nào điền khu vực đó, giống giấy báo dự thi: 1; 2; 2NT, 3

– Ngành học: Ngành mà bạn đỗ vào trường, trong đó bạn cần phải viết rõ tên chuyên ngành ra và điền mã chuyên ngành vào các ô ở bên cạnh (trường hợp không có mã chuyên ngành thì bạn ghi mã của ngành.

– Điểm thi tuyển sinh: Ghi rõ tổng điểm 3 môn xét tuyển vào trường và điểm thi của từng môn.

– Điểm thưởng: Nếu có điểm thưởng thì điền không có thì bỏ qua.

Lý do để được tuyển thẳng và được thưởng điểm: Nếu có thì ghi rõ lý do, không thì bỏ qua

– Năm tốt nghiệp: Tốt nghiệp năm nào ghi năm đó, ghi đủ 4 số của năm.

– Số chứng minh thư nhân dân: Điền đúng số CCCD của mình

– Tóm tắt quá trình học tập, công tác và lao động: Ghi rõ thời gian học tiểu học, trung học cơ sở, THPT.

TRANG 3

Trang 3 và trang 4 của sơ yếu lý lịch học sinh sinh viên là phần kê khai thông tin về gia đình của thí sinh:

1. Cha: Thí sinh ghi rõ họ và tên cha, quốc tịch, dân tộc, tôn giáo, hộ khẩu thường trú

2. Mẹ: Thí sinh ghi rõ họ và tên mẹ, quốc tịch, dân tộc, tôn giáo, hộ khẩu thường trú

– Hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội: Ghi rõ thời gian, địa điểm, nếu không có bỏ qua.

3. Vợ hoặc chồng: Nếu có thì ghi đầy đủ các thông tin, chưa có thì bỏ qua

TRANG 4

4. Con: Nếu có thì ghi đầy đủ các thông tin, chưa có thì bỏ qua

5. Họ và tên anh chị em ruột: Ghi rõ thông tin họ và tên anh trai, chị gái, em trai, em gái (nếu có) đang làm gì và ở đâu.

– Phần cuối của trang 4 là cam đoan của gia đình, thí sinh và xác nhận của chính quyền địa phương.

– Cam đoan của gia đình về lời khai của học sinh, sinh viên: Thí sinh cần xin chữ ký của phụ huynh bố hoặc mẹ để xác nhận.

– Học sinh, sinh viên ký tên vào góc bên phải

Sau khi điền đầy đủ các thông tin, thí sinh cần đến chính quyền địa phương xã, phường đang thường trú để xác nhận thông tin bằng cách ghi rõ họ tên, ký và đóng dấu (UBND)

Một số lưu ý khi viết hồ sơ học sinh sinh viên

Khi điền thông tin vào bộ hồ sơ học sinh, sinh viên, các em cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng dưới đây:

• Dùng bút mực xanh hoặc đen, không dùng bút xóa.
• Viết chữ rõ ràng, sạch sẽ, không được tẩy xóa, không viết tắt.
• Không bỏ trống thông tin, trừ khi mục đó không áp dụng (ghi “không”).
• Kiểm tra kỹ ảnh, chữ ký, dấu xác nhận trước khi nộp.
• Nếu có giấy tờ kèm theo, nên photo công chứng rõ ràng, sắp xếp đúng thứ tự.

Nộp hồ sơ học sinh sinh viên ở đâu?

Tùy vào yêu cầu của từng cơ sở đào tạo mà hồ sơ học sinh, sinh viên sẽ được nộp tại:

• Nộp trực tiếp tại phòng đào tạo hoặc phòng công tác sinh viên
• Gửi qua đường bưu điện theo địa chỉ nhà trường thông báo
• Nộp khi nhập học trực tuyến (nếu có hệ thống online)

Những lỗi thường gặp khi viết hồ sơ học sinh sinh viên

Trong quá trình thực hiện các bước hướng dẫn viết hồ sơ học sinh, sinh viên, thí sinh có thể gặp một số lỗi phổ biến như:

• Họ tên, địa chỉ viết sai chính tả hoặc thiếu dấu khiến hồ sơ bị trả lại, đánh giá không hợp lệ.
• Thiếu chữ ký xác nhận hoặc không có dấu đỏ xác minh của UBND.
• Không dán ảnh, không đính kèm học bạ, giấy khai sinh,… là lỗi phổ biến làm hồ sơ bị trả lại vì không đầy đủ tài liệu.

Các bước hướng dẫn viết hồ sơ học sinh sinh viên giúp các em hoàn thiện tài liệu nhập học nhanh chóng hơn. Hãy luôn kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp nhằm tránh rắc rối bị trả hồ sơ về. Chúc thí sinh sẽ hoàn thiện hồ sơ sớm và có một năm học thuận lợi nhé.